Phenquestions
A csapatértekezletek megszervezése nehéz feladat, különösen akkor, ha a szervező úgy találja, hogy nincs jó idő, amikor mindenki találkozhat. A problémát azonban bizonyos mértékig minimalizálni lehet Outlook újonnan bevezetett funkció Javasoljon új időt. A Microsoft Outlook asztali verzióit futtató felhasználók ismerhetik ezt a funkciót. Ez egy olyan funkció, amely lehetővé teszi a résztvevők számára, hogy ellenőrizzék, amikor mindenki, beleértve önmagukat is, szabadon marad, így a találkozót a szervező könnyedén és különösebb gond nélkül meg tudja szervezni.
A résztvevőknek csak annyit kell tenniük, hogy udvariasan elutasítják a találkozó javasolt idejét, és javasolnak más megfelelő időpontot a találkozó szervezőjének, hogy fontolja meg. A szervező ezután elfogadhatja a legjobb új időpontra vonatkozó javaslatot, és gyorsan átütemezheti az értekezletet.
Hogyan működik az Új idő javaslata szolgáltatás az Outlookban
Először egy értekezlet szervező kérést küld az összes résztvevőnek. Az értekezlet-összehívás kézhezvételekor a résztvevők különféle lehetőségeket találhatnak (előzetes, elutasító és új időre vonatkozó javaslatok), a „Mail” részben található „Elfogadás” gomb mellett.
Ha konfliktus van az ülés javasolt idejével kapcsolatban. A résztvevők egyszerűen rákattinthatnak az Új idő javaslata gombra a meghívón vagy a naptáreseményen.
Ha elkészült, 3 választási lehetőséget talál:
- Fogadja el és javasolja az új időpontot
- Feltételes és javasoljon új időpontot
- Elutasítja és javasolja az új időpontot.
Miután kiválasztotta az Új idő javaslása három lehetőség egyikét, az ütemezési asszisztens korszerű nézete nyílik meg.
Itt kitöltheti a megfelelő részleteket, és megnyomhatja az "OK" gombot. A művelet azonnal új e-mailt jelenít meg, automatikusan a szervezőnek címezve az új időre vonatkozó javaslatot. Megkaphatja a címzettek felvételének lehetőségeit a szervező mellett.
Amikor az értekezlet szervezője e-mailt kap egy új időpontot javasló résztvevőtől, a meghívóban megjelenik egy értesítés arról, hogy a korábban elküldött értekezlet-meghívó számára új időpontot javasoltak.
Ha a szervező befogadja a javasolt változtatásokat, szerkeszti az eseményt. Az ottani ütemezési asszisztens lehetővé teszi, hogy az összes résztvevőtől kapott összes új időre vonatkozó javaslattal együtt megtekinthesse az aktuális találkozási időt.
Ez leegyszerűsíti számára azt a feladatot, hogy megtalálja, összehasonlítsa az opciókat és kiválassza a mindenki számára legmegfelelőbbet.
Miután új időpontot választott a megbeszélésre, a szervező frissített meghívót küldhet az összes résztvevőnek.
Forrás.
